Proje arşivleme: yıllar sonra da açılabilecek bir arşiv nasıl kurulur?

Arşiv yedek değildir

Yedek, üzerinde çalıştığın dosyaların güncel bir kopyasıdır ve amacı bugünü korumaktır: disk bozulursa dün akşamki hâline dönersin. Arşiv ise biten bir projenin donmuş, uzun süre saklanacak hâlidir ve amacı yıllar sonraki bir soruyu cevaplamaktır: “Bu binada kolon ölçüsü neydi?”, “Belediyeye hangi revizyon gitti?”

İkisi farklı kurallarla çalışır. Yedek sık güncellenir ve eski kopyalar silinir. Arşiv bir kez kurulur, sonra değişmez; yalnız okunabilir kaldığı düzenli olarak kontrol edilir.

Arşivin düşmanı zamandır: program sürümleri değişir, yazı tipleri kaybolur, klasör yolları anlamını yitirir, projeyi bilen kişi ofisten ayrılır. Aşağıdaki adımların hepsi bu kayıplardan birine karşı alınan önlemdir.

Hangi biçimde saklamalı?

Kural basit: her belgenin çalışma biçiminin yanına, tanımı yayımlanmış ve bir programa bağlı olmayan uzun ömürlü bir kopyasını koy. Çalışma dosyası yarın düzenleme gerekirse işe yarar; uzun ömürlü kopya, o program artık açılmasa bile içeriği korur.

PDF/A, IFC, STEP ve DXF’in ortak özelliği tanımlarının açık olmasıdır: PDF/A, IFC ve STEP birer ISO standardıdır, DXF’in tanımını Autodesk yayımlar. Bir program piyasadan kalksa bile bu biçimleri okuyabilen başka programlar var olmaya devam eder.

DWG’yi arşive koyarken eski ve yaygın bir sürüme kaydetmek, ileride daha çok programın onu açabilmesini sağlar.

Arşive ne girmeli?

Arşiv yalnız son çizimlerden ibaret değildir. Yıllar sonra sorulan soruların çoğu “ne çizildi” değil “ne onaylandı, ne gönderildi” sorusudur. Bir proje arşivinde şunlar olmalı:

• Son revizyon çizimler, bağlı oldukları her şeyle birlikte: harici referanslar, yazı tipleri, kalem tabloları. eTransmit ile tek pakette toplamak bunun en kısa yoludur.
• Her paftanın son revizyonunun PDF/A çıktısı.
• Resmî kuruma ya da işverene teslim edilen her paketin kendisi, teslim tarihiyle. Teslim edilen ile ofisteki son hâl aynı olmayabilir.
• Teslim listeleri ve revizyon notları.
• Onay yazıları, toplantı tutanakları ve kararları belgeleyen yazışmalar.
• Hesap raporları ve hesapta kullanılan girdi dosyaları.
• Yapım sırasında değişen detaylar ve uygulama fotoğrafları.

Ara revizyonların hepsini saklamak gerekmez; ama dışarıya gönderilmiş her revizyon saklanmalı. Bir anlaşmazlıkta sorulan, ofiste kimin neyi çizdiği değil, karşı tarafa neyin gittiğidir. Klasör ve dosya adı düzeni için proje teslim düzeni rehberindeki yapı arşivde de aynen kullanılabilir.

Yıllar sonraki okuyucu için not

Arşivi açan kişi büyük ihtimalle projeyi hiç görmemiş biri olacak. Arşivin en üst klasörüne, herhangi bir programla açılabilen düz metin bir not koy (ör. BENIOKU.txt). Bu not kısa olmalı ama şunları söylemeli:

1. Proje adı, yeri, işveren ve proje kodu.
2. Arşivin kapatıldığı tarih ve arşivi hazırlayan kişi.
3. Kullanılan programlar ve sürümleri: “Çizimler AutoCAD 2013 biçiminde kaydedildi, model Revit 2025 ile hazırlandı” gibi.
4. Klasörlerin ne içerdiği; hangi dosyanın son teslim olduğu.
5. Özel yazı tipleri, kalem tabloları ya da eklentiler gerekiyorsa bunların nerede durduğu.
6. Arşivde bilerek bulunmayan şeyler ve nerede oldukları: “Yapım fotoğrafları yüklenicide.”

Not, düz metin olduğu için onlarca yıl sonra da okunur. Word belgesi ya da PDF olarak değil, .txt olarak kaydetmek bu yüzden önemlidir.

3-2-1 kuralı

Arşivin tek kopyası, kopyası olmayan bir arşivdir. Yaygın kabul gören 3-2-1 kuralı, tek bir olayın bütün kopyaları birden yok etmesini önler:

Ofis dışındaki kopya, mümkünse ofis ağına sürekli bağlı olmamalı. Ağa bağlı her disk, ofisteki bilgisayarlara bulaşan bir fidye yazılımının da erişebileceği bir disktir.

Arşiv sağlam mı? Düzenli kontrol

Bozulan bir arşiv, ihtiyaç duyulduğu gün fark edilir. Bunu önlemenin iki yolu var.

Birincisi parmak izi almak. Arşivi kapatırken her dosyanın SHA-256 özetini bir listeye kaydet; dosyanın tek bir baytı değişse özet de değişir. Windows’ta komut satırında certutil -hashfile dosya.dwg SHA256, macOS ve Linux’ta shasum -a 256 dosya.dwg bir dosyanın özetini verir. Listeyi arşivin içine koy; yıllar sonra aynı komutla karşılaştırıp hangi dosyanın bozulduğunu görebilirsin.

İkincisi açarak denemek. Yılda bir arşivden rastgele birkaç çizimi ve PDF’i aç. Açılmayan bir dosya bulursan diğer kopyalardan birinden geri getir. Disk değiştirirken ya da bulut hizmeti değiştirirken arşivi taşıdıktan sonra da aynı kontrolü yap.

Kişisel veri ve gizlilik

Proje arşivleri yalnız çizim içermez: tapu bilgileri, malik adları, iletişim bilgileri, imzalı belgeler gibi kişisel veriler de çoğu zaman arşive girer. Bu verileri ne kadar süre saklayacağın ve süre dolduğunda nasıl imha edeceğin, kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat kapsamında değerlendirilmesi gereken bir konudur; bu yazı hukuki danışmanlık değildir.

• Kişisel veri içeren belgeleri arşivde ayrı bir klasörde tut; erişimi ve saklama süresini ayrı yönetebilirsin.
• Ofis dışındaki kopyayı şifreli tut; şifre anahtarını da en az iki kişinin bildiği güvenli bir yerde sakla.
• Arşive kimlerin erişebildiğini sınırla ve arşivden dosya çıkarıldığında bunun kaydını tut.

Arşivden dosya paylaşmak

Yıllar sonra bir işveren, yeni bir müellif ya da bir bilirkişi arşivden dosya isteyebilir. Arşivin kendisini değil, istenen dosyaların bir kopyasını gönder; arşiv değişmeden kalmalı.

Paylaşım bağlantısı ile arşiv farklı şeylerdir. kaydet.me dosyaları 1 ya da 3 günlük bir bağlantıyla gönderir; süre dolunca dosyalar silinir. Bu, arşivden çıkan bir kopyayı göndermek için uygundur, ama hiçbir paylaşım servisi arşivin kendisinin yerini tutmaz. Arşiv, senin kontrolündeki 3-2-1 kopyalarda yaşar.