Proje teslim düzeni: klasör yapısı ve dosya adlandırma

Düzensiz teslim neye mal olur?

Aynı projeden gelen “plan_son.dwg”, “plan_son2.dwg” ve “plan_son_FINAL.dwg” dosyalarından hangisinin güncel olduğunu yalnızca gönderen bilir. Alıcı ya sorar ya tahmin eder; ikisi de teslim sonrası yazışmanın ve yanlış revizyondan çalışılmasının başlıca sebebidir.

Düzenli teslim üç şeyden oluşur: tahmin edilebilir bir klasör yapısı, adı içeriğini söyleyen dosyalar ve neyin gönderildiğini sayan bir liste. Üçü de bir kez kurulur ve her projede aynen kullanılır.

Klasör yapısı

Klasörleri disipline ve dosya türüne göre ayır; derinliği iki üç seviyeyle sınırla. Her klasör tek bir soruya cevap vermeli: “bu çizimler kimin?” ya da “bu dosyalar ne türden?”.

Başa konan iki haneli numara, klasörlerin hangi bilgisayarda açılırsa açılsın aynı sırada durmasını sağlar. Klasör adlarında Türkçe karakter ve boşluk kullanmamak, karakter bozulmasının bir sonraki kaynağını kapatır.

Harici referanslar için kural basittir: referansı veren çizimle referans verilen çizim aynı disiplin klasöründe ve göreli yolla bağlı kalmalı. Disiplinler arası altlıklar ise 07_Ortak klasörüne konup herkes oradan referans alabilir. Referansların neden koptuğu ve nasıl paketleneceği teslim öncesi kontrol rehberinde.

Dosya adı kuralı

İyi bir dosya adı, dosyayı açmadan neyin olduğunu söyler. Alanları sabit sırayla ve aynı ayraçla yaz; böylece klasör alfabetik sıralandığında paftalar da kendiliğinden doğru sırada dizilir:

Bu alanlarla örnek bir ad: KYD-MIM-K01-PLN-A101_R02.dwg. Yirmi otuz karakteri geçmeyen, boşluksuz ve yalnızca harf, rakam, tire ve alt çizgiden oluşan adlar her işletim sisteminde, her zip programında ve her e-posta filtresinde aynı kalır.

• Türkçe karakter kullanma: ğ, ş, ı, İ, ç, ö, ü yerine g, s, i, I, c, o, u yaz.
• Boşluk yerine tire ya da alt çizgi kullan; boşluklu adlar komut satırında ve bazı programlarda sorun çıkarır.
• “son”, “yeni”, “final”, “düzeltilmiş” gibi sözcükleri adın içine koyma; hangisinin son olduğunu revizyon numarası söyler.
• Tarihi adın içine koyacaksan YYYY-AA-GG biçimini kullan; böylece alfabetik sıra kronolojik sıraya eşit olur.

Yapı ruhsatı teslimlerinde dosya adlandırma yönetmeliğin eklerinde ayrıca tanımlanıyor; ruhsat projesi hazırlıyorsan kendi şablonunu eklerle karşılaştır. Takvim ve kapsam için dijital teslim rehberine bak.

Pafta numaralama

Pafta numarası, projenin içindeki konumdur: hangi disiplinin, hangi tür paftası olduğunu ve sırasını söyler. Numaralamayı proje başında bir kez planla ve her disiplin için aynı kalıbı kullan.

• Disiplin harfini numaranın başına koy: A mimari, S statik, M mekanik, E elektrik gibi.
• Numarayı türe göre bloklara ayır: 100’lü planlar, 200’lü kesitler, 300’lü görünüşler, 400’lü detaylar. Yeni bir pafta eklemek gerektiğinde aradaki boşluk kullanılır, tüm numaralar kaymaz.
• Pafta numarası dosya adında, antette ve paftalar listesinde aynı yazılsın; üçü uyumsuzsa teslim kontrol edilirken en çok zaman burada kaybedilir.
• Her pafta ayrı bir dosya olsun. Yan yana dizilmiş birden çok pafta tek dosyada karışıklık yaratır ve ruhsat teslimine ilişkin yönetmelik de her paftanın ayrı dosya olmasını istiyor.

Revizyon yönetimi

Revizyon, bir paftanın teslim edilmiş bir hâlinden sonra değişmiş hâlidir. Çalışma sırasında kaydedilen her dosya revizyon değildir; revizyon numarasını yalnız karşı tarafa bir hâli gönderdiğinde artır.

1. Teslim edilecek dosyanın bir kopyasını al ve adına revizyon numarasını ekle.
2. Çalışmaya, revizyonsuz ad taşıyan özgün dosyadan devam et.
3. Antetteki revizyon tablosuna yeni satırı ekle: numara, tarih, ne değiştiği, kim yaptı.
4. Yeni revizyonu gönderirken eskisini aynı klasörde bırakma. Eski revizyonları ayrı bir 99_Eski klasörüne ya da hiç göndermeden kendi arşivinde tut.

Revizyonu paftanın içinde de görünür kıl: değişen alanı bir revizyon bulutuyla işaretle ve bulutun yanına revizyon numarasını yaz. Alıcı hangi dosyanın değiştiğini listeden, nerede değiştiğini bulutlardan bulur.

Teslim listesi

Teslim listesi, pakette neyin olduğunu sayan tek sayfalık bir dosyadır (PDF ya da basit bir tablo). Alıcı paketi açtığında önce ona bakar ve eksik olup olmadığını oradan görür. Şunları içermeli:

• Proje adı, teslim tarihi ve teslim eden.
• Her dosya için ad, pafta başlığı ve güncel revizyon numarası.
• Dosya sayısı ve toplam boyut; eksik inmiş bir paketi bu rakamlarla fark edersin.
• Çizimlerin kaydedildiği program sürümü ve DWG biçimi; alıcının programı eskiyse sürüm sorusu baştan kapanır.
• Pakette olmayan ama bilinmesi gereken şeyler: eksik pafta, bekleyen bilgi, bilerek dahil edilmeyen dosyalar.

Listeyi ayrı bir belge olarak tutmak yerine her projede aynı şablondan türet; ofis içinde herkesin aynı biçimi kullanması, alıcının her teslimde aynı yerde aynı bilgiyi bulması demektir.

Paketi gönderirken

1. Klasör yapısını bozmadan paketi zip’le; zip programı dosya adlarını Unicode olarak yazsın, ya da adlarda zaten Türkçe karakter kalmasın.
2. Zip’i başka bir klasöre çıkarıp çizimleri oradan aç: referanslar, yazı tipleri ve kalem tabloları senin bilgisayarına bağlı kalmamış olmalı.
3. Teslim listesindeki dosya sayısı ve boyutu çıkarılan klasörle karşılaştır.
4. Paketi bağlantıyla gönder. Klasör bütünüyle e-postaya sığmayacağı için kaydet.me ile tek bağlantıda toplam 2 GB’a kadar gönderebilir, bağlantıya parola ve süre koyabilirsin.

PDF’leri de aynı pakete koy ve resmî ya da arşiv amaçlı teslimlerde PDF/A olarak çıkar. Ölçeğin doğru çıkması için ölçekli PDF rehberindeki adımları izle.